Attuazione della Direttiva UE 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.
Il Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24(recepimento della Direttiva europea 2019/1937 in materia di Whistleblowing) ha introdotto una disciplina unitaria dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti nel settore pubblico e privato.
Ninja Marketing S.r.l. mette a disposizione un canale interno per segnalare all’Organismo di Vigilanza informazioni riferibili al personale della stessa Ninja Marketing S.r.l. e/o a terzi relative a violazioni di leggi e regolamenti, del Codice Etico o del Modello Organizzativo 231 della stessa Ninja Marketing S.r.l.. Questo canale non è disponibile per i reclami commerciali o per le contestazioni e richieste legate a interessi di carattere personale.
Grazie alla partecipazione attiva e responsabile dei dipendenti e di terze parti, segnalando eventuali comportamenti non conformi, si consente all’azienda di individuare eventuali irregolarità e adottare tempestivamente i dovuti correttivi, prevenendo eventuali danni di tipo economico o reputazionale.
Tutti posso inviare una segnalazione, anche in forma anonima: dipendenti, ex dipendenti, candidati a posizioni lavorative, partner, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori e, più in generale, chiunque sia legittimo portatore di un interesse nei confronti dell’attività aziendale di Ninja Marketing S.r.l..
La segnalazione deve essere adeguatamente circostanziata, cioè deve contenere dettagli sufficienti a consentire di accertare i fatti segnalati (es. elementi che consentono di identificare i soggetti convolti, il contesto, il luogo e il periodo temporale dei fatti segnalati e documentazione a supporto).
Si può trasmettere una segnalazione tramite la piattaforma Whistlebase adottata da Ninja Marketing S.r.l. per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante mediante l’utilizzo di protocolli sicuri e strumenti di crittografia. Al termine dell’inserimento, la piattaforma fornisce un Codice Identificativo Univoco che consente al soggetto segnalatore di verificare lo stato di lavorazione e di inviare e ricevere comunicazioni (anche in forma anonima).
La piattaforma è accessibile tramite il seguente link presente sulla home page del sito web www.ninja.it/Whistleblowing:
https://app.whistlebase.com/s26Snxva7MrIZ69aoRO9d
Tramite il predetto canale, la segnalazione viene trasmessa all’Organismo di Vigilanza di Ninja Marketing S.r.l.. Al segnalante è garantita l’assoluta riservatezza. Nel caso di segnalazioni anonime, non sarà possibile risalire all’identità del segnalante. Non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione personale o professionale in ragione della segnalazione effettuata. Se si ritiene di aver subito una ritorsione a causa della segnalazione, è possibile comunicarlo all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).
Ogni trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.
Per maggiori dettagli si rinvia alla seguente procedura.
Procedura di utilizzo della Piattaforma Whistlebase di Ninja Marketing S.r.l.
La piattaforma è accessibile tramite il seguente link presente sulla home page del sito web www.ninja.it/Whistleblowing:
La funzionalità principale consente agli utenti di inviare una segnalazione in forma anonima attraverso la compilazione di un modulo. Una volta completata la compilazione, le informazioni fornite verranno acquisite per il successivo processo di presa incarico e gestione della segnalazione da parte dell’Organismo di Vigilanza.
Il modulo di inserimento è suddiviso in sei sezioni, ognuna delle quali deve essere compilata in successione per garantire una corretta registrazione della segnalazione.
Le sezioni del modulo di inserimento dettagliate sono le seguenti:
- Tipologia di condotta illecita: In questa sezione, l’utente deve identificare la tipologia di condotta illecita che ha portato alla segnalazione. L’utente può selezionare una sola opzione da un elenco fornito, e questi valori sono attualmente generati dal Back-end (BE). Tuttavia, è possibile selezionare l’opzione “altro” e inserire manualmente la descrizione della tipologia desiderata. Questa sezione è obbligatoria.
- Descrizione dei fatti: Qui, l’utente è tenuto a fornire una dettagliata descrizione di quanto è accaduto. È anche possibile inserire informazioni sulle persone coinvolte nei fatti, che possono essere persone fisiche o giuridiche. Questa sezione è obbligatoria.
- Periodo: La sezione richiede all’utente di specificare il periodo in cui si è verificato l’evento segnalato. Il periodo è definito da una data di inizio (obbligatoria) e, se applicabile, una data di fine (obbligatoria solo se l’evento non è più incorso).
- Soggetti informati: Qui, l’utente ha la possibilità di indicare altre persone o entità che potrebbero essere a conoscenza degli avvenimenti segnalati. È inoltre possibile specificare se sono state informate le autorità competenti e se sono stati intrapresi contatti con altre persone o enti.
- Dati identificativi: Questa sezione consente di inviare la segnalazione in forma non anonima. In tal caso, l’utente se lo ritiene può fornire le proprie informazioni anagrafiche, compresi nome, cognome, data e luogo di nascita, nonché i propri recapiti.
- Allegati: è possibile allegare immagini informato PNG o JPG e documenti in formato PDF al modulo di segnalazione.
Una volta che tutti i campi, almeno quelli obbligatori, sono stati compilati con successo, il sistema registrerà la segnalazione e genererà un codice alfanumerico univoco composto da 16 cifre (“keycode”).
Questo codice sarà fornito all’utente e potrà essere utilizzato successivamente per verificare lo stato della segnalazione. Inoltre, l’utente avrà la possibilità di copiare il “keycode” negli appunti per un facile accesso futuro. È importante sottolineare che se l’utente dovesse perdere il codice (o non lo ha copiato in precedenza), non sarà possibile recuperarlo.
Tramite lo stesso link indicato in precedenza l’utente, digitando appunto il codice univoco (“keycode”) copiato durante la fase di inserimento della segnalazione, può visualizzare lo stato delle segnalazioni precedentemente inserite.
L’utente segnalatore ha quindi la possibilità di monitorare lo stato e le informazioni precedentemente inserite durante la fase di invio. Inoltre, l’utente può visualizzare lo stato attuale della segnalazione, che può assumere uno dei seguenti valori:
- NUOVA: Indica che la segnalazione è stata inserita ma non è ancora stata presa in carico dai gestori.
- IN CARICO: Segnala che la segnalazione è stata presa incarico da un operatore e attualmente è in fase di gestione.
- CHIUSA: Indica che la segnalazione è stata lavorata e successivamente chiusa dal gestore.
L’utente ha la possibilità di comunicare direttamente con il gestore della segnalazione, ovvero l’Organismo di Vigilanza, tramite l’inserimento di commenti in formato testuale. Questa funzionalità consente una comunicazione chiara e trasparente tra le parti interessate per garantire una gestione efficace delle segnalazioni.
Per qualsiasi ulteriore chiarimento potete fare riferimento alla casella email odv@ninjamarketing.it.